Banking responsabil Consultanţă ONG

Fundraising Lectia 4: Cum transformi cercul in spirală

Exercițiu de construire a încrederii, nu de geometrie

Majoritatea schemelor logice folosite în managementul proiectelor, în marketing sau în comunicare (plus multe alte domenii legate de managementul ONG-urilor sau firmelor) pornesc de la un cerc (ciclu) al pașilor pe care trebuie să îi parcurgă fiecare persoană interesată de domeniul respectiv.

Fiecare din aceste scheme se bazează în realitate pe câteva etape extrem de simple, dar cruciale pentru succesul procesului în cauză.  Asta pentru că în fiecare din acestea ai nevoie de o planificare inițială, de implementare și interacțiune cu beneficiarii sau grupurile țintă, de evaluare și de îmbunătățirea procesului care tocmai se încheie. Odată îmbunătățiți acești pași, reiei fiecare pas, pentru un nou proiect, o nouă campanie etc. Astfel, creezi o spirală a procesului, bazându-te de fiecare dată pe ce ai învățat în ciclurile anterioare.

Același lucru se întâmplă și în relația cu o companie. Atunci când închizi cu succes un ciclu al procesului de sponsorizare, înseamnă că ai parcurs cu bine pașii din schema logică de relaționare cu un susținător. Pentru a transforma cercul în spirală, trebuie însă să fii atent la câteva detalii ale aceluiași proces. Dar care sunt acești pași:

  1. Cercetarea. Această etapă am descris-o în detaliu în postarea anterioară, când am descris modul în care o companie se poate transforma în prieten și partener al organizației și cum sponsorizarea devine o doar o mică parte din scopul real – de construire a unei relații cu oamenii din firma solicitată.
  2. Cultivarea. Telefoanele reci, sau varianta lor mai modernă, emailurile/postarile în rețelele de socializare, de solicitare nu sunt cel mai eficient mod de a obține resursele necesare pentru organizație. Din contră, sunt percepute ca lipsă de profesionalism. Înainte de a face o solicitare, încearcă să îți construiești o relație autentică cu persoana ta de contact. Dacă ajungi să înțelegi unde se poziționează aceasta în ierarhia companiei și care este puterea sa de decizie, atunci vei putea să îți creșteți șansele de succes. Dacă vrei ca acest parteneriat să dureze cât mai mult, încearcă să îți dezvolți relații cu mai multe persoane din firma respectivă. Astfel, dacă una din persoanele tale de contact pleacă din poziția ce o deținea, atunci ai în continuare cu cine povesti de proiecte viitoare.
  3. Solicitarea faţă în faţă sau în scris. Ideal ar fi ca solicitarea să fie făcută într-o întâlnire față în față. Totuși sunt situații în care acest lucru nu este posibil. Indiferent de situație, încearcă să îți concentrezi atenția pe furnizarea celor mai importante informații. În felul acesta vei ține solicitarea la obiect. Evită limbajul tehnic și jargonul profesional. Foarte probabil oamenii care se vor afla în fața ta sau vor citi propunerea de finanțare nu au pregătirea ta profesională, în consecință sunt șanse să nu înțeleagă ce vrei să le comunici. Mai bine concentrează-te pe efectele create de problema sau nevoia pe care o adresezi, pe modul în care schimbi în bine viața beneficiarilor. Nu uita să incluzi și beneficiile (vezi postarea anterioară) pe care le poți oferi companiei și nu te pierde în detalii inutile. Viteza de prezentare și emoția sunt factori importanți în a convinge oameni cu agenda încărcată.
  4. Contractare și negociere.Uneori s-ar putea să nu primești toată suma pe care ai solicitat-o. Asigură-te că înainte de încheierea contractului poți duce la bun sfârșit proiectul, cu resursele pe care ți le oferă firma. Dacă nu poți obține toată suma ca sponsorizare în bani, poate restul o poți primi în produse sau servicii. În plus, discută condițiile în care sunteți dispuși să primiți suma respectivă (nu oferiți prea ușor statutul de sponsor unic, deoarece în acest mod puteți închide ușile altor potențiali sponsori). Nu uita că oamenii din companii sunt obișnuiți să negocieze, astfel nu te lăsa intimidat dacă ei inițiază un astfel de dialog,  acționează ca un adevărat partener care vrea binele ambelor părți.
  5. Implementarea proiectului. Aici sunteți pe terenul vostru. Proiectul are deja finanțare, dar asta nu înseamnă că relația cu sponsorul s-a încheiat. Stabilește cu acesta ce fel de informații dorește să primească, care e o frecvență rezonabilă (atât pentru firmă, cât și pentru organizație) a comunicărilor din partea voastră. Nu în ultimul rând discutați care sunt rolurile fiecăruia. Nu vreți ca sponsorul vostru să fie absent din proiect, dar nici să fie implicat în activități de micro-management. De asemenea, discutați din timp toate aspectele ce țin de comunicarea corectă a identității sponsorului. Acesta poate fi un subiect spinos, așa că e mai bine să știți de la început care sunt regulile jocului.
  6. Evaluarea. Aici trebuie să vă uitați la două lucruri. În ce măsură ați produs schimbările promise inițial, dar și la succesul procesului de fundraising și comunicare. Nu uitați să comunicați partenerului vostru indicatori clari de impact (ce s-a schimbat efectiv ca urmare a intervenției voastre).  În felul acesta vă creșteți șansele de a continua parteneriatul. Apoi analizați în ce măsură sunteți mulțumiți voi și partenerii voștri de evoluția proiectului și a parteneriatului și ce se poate îmbunătăți pe viitor.
  7. Recunoașterea pe termen lung. Aceasta este etapa care încheie un ciclu de parteneriat și pune bazele unui nou început. Este modul în care spui mulțumesc sponsorului și îl ții aproape de activitatea organizației. Modul în care îți arăți recunoștința poate îmbrăca multe forme: de la simple întâlniri informale (la o cafea), de la un telefon până la un mesaj pentru a marca un nou proiect. În acest fel, vei crește probabilitatea ca în viitor firma respectivă să susțină un nou proiect. În plus, aceste mici întâlniri sau contacte pot reprezenta punctul de plecare în testarea unor noi mecanisme de implicare a firmei.

Iată cum arată un cerc (ciclu) al proiectului care, parcurs meticulos și autentic, are toate șansele să devină o spirală a încrederii.

 

Articol de Ioana Szatmari, Practician CSR, ARC România

Citeşte şi celelate lecţii de fundraising:

– Lecţia 1: Fundraising ca-n filme

– Lecţia 2: Perechea perfectă sau cum să îţi găseşti compania finanţatoare

– Lecţia 3: Vezi partea plină a paharului!

– Lecţia 5: Donator de cursă lungă

– Lecţia 6: Ce ar trebui să conțină o cerere de finanțare de la o companie

 

Scrie un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *