Banking responsabil Consultanţă ONG

Fundraising Lecţia 6 – Ce ar trebui să conțină o cerere de finanțare adresată unei companii

Răspunsul la această întrebare depinde până la urmă de cerințele firmei pe care dorești să o abordezi. Unele firme, în special companiile mari, au publicate pe pagina de site cerințele lor de la organizațiile sau instituțiile care le abordează. Altele, însă, iau decizii pe baza unui sistem informal, lucru care însă nu te scutește de efortul de a pregăti temeinic solicitarea.

Pachetul de informații pe care dorești să îl oferi companiei abordate conține în primul rând informații despre organizația ta. Persoanele care vor citi aplicația trebuie să vă cunoască, să afle ce ați făcut în trecut și care este cauza pe care v-ați ales-o. Cel mai bun document este, în acest caz, raportul anual. Atenție! Dacă nu este solicitat, nu trimiteți statutul organizației ca document ce substituie raportul anual. Cele două documente nu au același rol și în realitate puține persone vor citi un statut. Vor face acest lucru doar dacă simt nevoia să înțeleagă modul vostru de funcționare. Statutul nu oferă informații despre expertiza voastră, despre reușitele și partenerii voștri, despre modul în care ați cheltuit resursele atrase și cine vă susține. Aceste lucruri se regăsesc în raportul anual. Dacă nu aveți un astfel de document, pregătește 2 pagini în care descrii experiența relevantă pentru solicitarea pe care o faci și descrie principalele parteneriate cu alte companii sau instituții de finanțare. Dacă se poate, include și citate ale partenerilor, beneficiarilor sau voluntarilor. În acest mod, dai un plus de credibilitate muncii voastre.

Al doilea document relevant este descrierea proiectului. Acesta trebuie să fie concis, să scoată în evidență de ce proiectul este important și cum veți obține un impact relevant. Structura acestui document pornește de la nevoia abordată și urgența sau relevanța ei, descrierea beneficiarilor și importanța lor pentru compania abordată, scopul proiectului și obiectivele alese, planul de activități și, în încheiere, evaluarea și impactul așteptat, precum și planuri de continuare după ce parteneriatul se încheie.

Acest plan al proiectului trebuie însoțit și pus în concordanță cu bugetul proiectului. Aici trebuie incluse informații despre costurile pe care le aveți cu personalul, cheltuieli directe, comunicații și publicații și alte costuri, precum și sursele din care le acoperiți (contribuție proprie sau din sponsorizarea pe care doriți să o primiți de la firmă).

Unele firme au reguli clare privind procentul pe care le pot avea anumite categorii de costuri din totalul bugetului vostru. De exemplu, unele au reguli stricte privind procentul costurilor de personal din totalul sumei pe care v-o pot acorda. Încearcă să respecți aceste reguli sau, dacă nu poţi îndeplini proiectul în limitele impuse de ei, include note explicative unde să descrii motivul pentru care anumite cheltuieli depășesc procentele propuse de ei. Apelează la această soluție doar în situații extreme, pe cât posibil respectă recomandările companiei în cauză.

De asemenea, firmele pot cere organizațiilor o contribuție proprie. Fii atent la aceste contribuții. Unele firme vor ca această contribuție să fie financiară, altele acceptă să fie și în natură, iar unele s-ar putea să nu accepte ca această contribuție să vină de la alte companii (mai ales dacă sunt din aceeași industrie). Ține cont de aceste solicitări ale companiei, pentru că, de obicei, acestea fac parte din pachetul criteriilor de eligibilitate și, chiar dacă proiectul propus de tine este special, poate pierde din start competiția pentru resurse din motive de eligibilitate.

Dacă ești atent și ții cont de solicitările firmei dai dovadă de respect și maturitate, ceea ce îi va face pe reprezentanții companiei să înțeleagă că pot avea în organizația ta un partener serios.

Alte documente care ar trebui să fie incluse în solicitarea propusă unei companii sunt CV-urile personalului implicat în proiect. Rolul CV-urilor este acela de a dovedi că aveți capacitatea și expertiza necesară oferirii serviciilor pe care le propuneți. În cazul în care serviciile incluse pot fi realizate doar de personal certificat, includeți în pachetul de aplicație documentele care atestă competențele necesare.

Informații suplimentare care v-ar putea fi de folos țin de relația cu alți parteneri, sau planurile de viitor. Astfel, în cazul în care aveți posibilitatea să includeți aceste detalii, includeți recomandări din partea altor parteneri, de preferat din sectorul de afaceri sau chiar articole despre activitatea voastră și planul strategic al organizației. Nu în ultimul rând, includeţi un document care să prezinte beneficiile pe care le va obține compania abordată în calitate de partener. Dacă nu știi exact ce beneficii ai putea oferi, citește și articolul acesta.

Aceste documente sunt sursa de informare pentru companiile care doresc să ofere sponsorizări. Totuși, în funcție de cauzele susținute și propriile strategii de finanțare, ele pot fi completate cu alte solicitări. De aceea, nu uita să consulți site-ul companiei sau cel dedicat inițiativelor comunitare sau să ceri aceste informații personalului care administrează portofoliul de proiecte al firmei.

Articol scris de Ioana Szatmari, ARC România

Citeşte şi celelate lecţii de fundraising:

– Lecţia 1: Fundraising ca-n filme

– Lecţia 2: Perechea perfectă sau cum să îţi găseşti compania finanţatoare

– Lecţia 3: Vezi partea plină a paharului!

– Lecţia 4: Cum transformi cercul in spirală

– Lecţia 5: Donator de cursă lungă

***

Vom reveni în 2014 cu noi articole din seria sfaturilor care te vor ajuta în acţiunile de fundraising. Până atunci, îţi dorim un an nou cu multe împliniri pentru cauza pe care o susţii!

Scrie un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *