Banking responsabil Consultanţă ONG

Fundraising Lecţia 18 – De ce eşuează evenimentele speciale?

Evenimentele speciale sunt un început grozav pentru orice organizaţie care vrea să facă atragere de fonduri. Evenimentele înseamnă multă adrenalină, entuziasm şi efort concentrate într-o perioadă scurtă  şi, de cele mai multe ori, voie bună. De aceea, dacă ies bine, toată lumea se bucură şi depăşeşte reţinerile legate de a cere bani. Dacă nu ies bine, toată lumea învaţă.

Ca întotdeauna în fundraising, evenimentele costă, deci implică riscuri care trebuie asumate de organizație. Ca urmare, sprijinul managementului este esențial.

Şi atunci, sunt recomandate oricui? Eu aş zice că da, cu precizarea că experienţa în atragerea de fonduri a organizaţiei, bugetul disponibil, resursele umane disponibile, timpul avut la dispoziţie şi dimensiunea reţelei sociale a organizaţiei sunt esenţiale în alegerea evenimentului. Puteţi să faceţi o gală cu 300 de invitaţi, dar aveţi nevoie de mulţi bani, oameni, timp sau puteţi face o cină la voi acasă cu 20 de prieteni.

Indiferent de evenimentul pe care îl alegeți iată principalele motive pentru care un eveniment special eșuează:

Valoarea prea mare a donației

Într-un eveniment special (fie gală sau concert) e important să stabiliți un prag de donație cu care cei pe care contați să fie confortabili. Pentru asta e important să vă cunoașteți donatorii și potențialul lor economic, să cunoașteți piața locală și să știți cum vă poziționați în raport cu alte organizații similare.

Costurile evenimentului sunt prea mari

Bineînțeles că vreți să organizați un eveniment la care toată lumea să se simtă bine, valorizată și generoasă. Iar asta poate să vă crească costurile. Atunci când stabiliți bugetul evenimentului, gândiți-vă însă și la costul per donator și comparați-l cu donația minimă așteptată. Dacă aveți un cost mai mare decât donația minimă așteptată, încercați să regândiți dimensiunea evenimentului. Dacă aveți costuri semnificativ mai mari, e posibil să nu fiți încă pregătit pentru acel eveniment, și să fie mai sănătos să așteptați încă un an sau doi înainte de a-l pune în practică.

Se solicită prea puţin

Nimeni nu spune să vă obosiţi publicul tot repetând la 5 minute câtă nevoie aveţi de bani şi că trebuie să dea. Dar e important ca, în afara principalului mecanism de donație (locul în sală, biletul la concert, etc), să combinaţi diferite metode de solicitare în eveniment prin care să le daţi oamenilor mai multe praguri de sumă de unde să aleagă.

Aşteptările sunt nerealiste

Este foarte important să vă uitaţi în jur şi să vedeţi alte evenimente sau organizaţii similare atunci când vă stabiliți obiectivul financiar al evenimentului. Întâlniţi-vă cu cei care au mai făcut bal, licitaţie sau maraton. Din experienţa lor veţi învăţa foarte multe. Și gândiți-vă întotdeauna la profilul donatorului vostru.

Costurile de operare nu sunt acoperite din sponsorizări sau gratuităţi

De ce să plătiţi pentru ceva, dacă cineva ar fi fericit să vă ajute? Întrebaţi, căutaţi, cereţi până când vă găsiţi partenerul perfect. Sponsorizările în produse şi/sau servicii sunt de cele mai multe ori mai uşor de obţinut decât cele financiare.

Participarea nu este cea scontată

Asigurați-vă că aveţi acces la de trei ori numărul de participanţi la eveniment pe care îi doriţi. Fie prin relaţie directă cu ei, fie prin canale de promovare a căror rată de succes o puteţi monitoriza. Spre exemplu, cum ştiţi câţi oameni vin la concertul vostru în urma unui anunţ la radio? Câţi dintre cei cărora le transmiteţi invitaţia au deschis-o?

Aceasta este o problemă la care voi trebuie să munciţi pentru a minimiza riscurile. Cereţi-le oamenilor să cumpere bilete, să plătească locul la masă, dar confirmaţi că vor veni. Oferiţi-le toate detaliile despre unde pot parca, cu ce să se îmbrace, sunaţi-i, scrieţi- le, demonstraţi-le că este important pentru voi ca el sau ea să vină, să fie parte din eveniment.

Nu uitați: Oamenii vor da bani mai uşor decât timp. De aceea, mulţi vor cumpăra bilete, dar nu vor mai veni. Cei care îşi valorizează timpul vor veni doar dacă au un rol în eveniment. Iar implicarea noastră, a tuturor, creşte dacă simţim că acel eveniment e un pic şi responsabilitatea noastră.

Datele de contact ale celor care au participat la eveniment sunt extrem de valoroase. Cei care v-au susţinut odată, e probabil că vă vor susţine din nou. Cineva trebuie să aibă rolul de a-i introduce în baza de date a organizaţiei (bază de date, la singular, nu patru tabele Excel pe patru computere).

Când stabiliţi data unui eveniment fiţi foarte atenţi! Dacă nu vă lăsaţi suficient timp pentru pregătire, riscaţi să nu aveţi totul gata la timp sau să fiţi nevoit să îl amânaţi. Nu uitaţi: 3-6 luni, minim.

Cineva spunea: primul eveniment de atragere de fonduri este pentru a face greşeli! Al doilea este pentru a face bani! Așa că învăţaţi cât mai multe din greşelile primului eveniment!

*puteți citi mai multe despre Evenimente speciale si alte metode de fundraising in “Ingrediente și rețete de atragere de fonduri”, manualul scris de echipa ARC.

Articol scris de Roxana Sofica – ARC România

Vezi aici Lecţia 17 de fundraising – Clienții și partenerii companiilor, o nouă frontieră de cucerit

Scrie un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *